Arbeidsbeskr. ansv. distrkonf-reprmotet

ARBEIDSBESKRIVELSE

ANSVARLIG

DISTRIKTSKONFERANSEN/REPRESENTANTSKAPSMØTET

1.  Styret oppnevner en komite på min to personer som har ansvaret for det praktiske organiseringen av arrangementet. Bestille egnet overnattingssted og tilhørende faciliteter. Antall personer: Styret pluss 10 distriktsrepresentanter. Dette bør bestilles i god tid – helst før årsskiftet.  Dersom styret ønsker å invitere andre, må det gis beskjed i god tid – minimum fire uker av hensyn til bestilling. Husk å få hotellet til å sponse en annonse i årboka.

2.  Det må settes inn annonse i FH januarnr. (manusfrist 15.11) om at saker som skal realitetsbehandles på representantskapsmøtet må sendes styret senest 1. mars. Likeledes legges info om arrangementet ut på www.pointer.no.
     Sette inn innkalling med foreløpig saksliste i FH. Innkalling med endelig saksliste, regnskap
     og styrets årsberetning skal settes inn i årboka (NPK lover §7). Styret har ansvaret for dette
     punktet.

3.  Lage saksliste. Styret har ansvaret for å lage denne til både representantskapsmøtet og distriktskonferansen, samt å få denne inn i FH.  Husk at sakslisten for FKF’s
     representantskapsmøte alltid skal behandles på vårt representantskapsmøte – sekretæren
    eller formannen har denne. Saker som man ønsker behandlet på FKF’s 
    representantskapsmøte året etter må behandles på dette årets representantskapsmøte i NPK
    grunnet fristene for å fremsette forslag. Med brevet under neste punkt bør også saksliste og
    sakspapirer medfølge. Budsjettet skal behandles så det må også ligge ved. Sekretæren kan
    kopiere opp og sende ut disse papirene dersom det er praktisk, men skal ikke ha noe med
    innholdet å gjøre. NB! Husk å kopiere opp noen ekstra eksemplarer av budsjettet og
    sakspapirene – medbring til møtet – både for de som har fått tilsendt og glemt, samt de   
    medlemmer som møter opp på representantskapsmøtet.
    Det bør vurderes om sakslisten med sakspapirer skal legges ut på internet.

3.  Lage program for dagen (når begynne- måltider-møtelokaler trengs når?).
     Eksempel på program som har vært benyttet:
 *Lørdag: Ankomst . Lunch kl 10.30. Kaffepause kl 1500. Avslutning møter ca. kl 18- 18.30. Middag kl 20.00.
*Søndag: Frokost. Start representantskapsmøtet kl 1000. Lunch kl 1200 (bestill til ca. 25 personer). Avreise kl.1400.

Dette programmet bør være klart så tidlig at det kan gå ut til DR sammen med brevet i punktet nedenfor (de vil trenge informasjon om tider ifbm. bestilling av flybilletter). Dagsprogrammene bør også sendes hotellet i god tid, sammen med beskjed om at Norsk Pointerklub betaler full pensjon for styret og distriktsrepresentanter. Klubben dekker ikke drikke i bar, minibar og telefonsamtaler. Alkoholpolitikk: Det har vært vanlig at klubben betaler for drikke til maten, men ikke noe annet (eks. ikke konjakk o.l. til kaffen).
     Avklar om man kan få hotellet eller annet overnattingssted til å sende regning.

 
4. Sende brev til distriktsrepresentantene i god tid forveien og minne om dato, tidspunkter og at de må bestille flybillett (rimeligste alternativ). Husk å skrive at alle gir beskjed om de kommer eller ikke (vi har funnet ut at det er tryggere med et system hvor alle må gi tilbakemelding fremfor ett der de som ikke kommer sier fra – noen gjør ikke det). Organisere noe vedr. henting av DR som kommer med fly/tog – hva som er bestemt bør fremgå av brevet. Eks. bestemme oppmøte et bestemt sted en viss tid før møtet begynner i kombinasjon med at de som ønsker henting må gi beskjed senest en uke i forveien. Legg med saksliste og sakspapirer.
 

5.  Fordele deltakerne på rom. Levere denne listen til hotellet senest dagen i forveien 
     slik at det er klart hvem som skal bo hvor når folk begynner å sjekke inn.

6. Hedersbevisninger. Materialforvalteren har ansvaret for at vandrepremier, gullmerker o.l. finnes.
n Anders Wassbergs oppdretterpris (se statutter) – avlsrådet bestemmer hvem prisen skal tildeles. Husk å minne regnskapsføreren på å beregne prisens størrelse hvis tallene ikke fremgår av regnskapet (75% av avkastningen på Wassbergs fond)  og gi sekretæren beskjed om det slik at pengeprisen kan utbetales noenlunde samtidig som årsmøtet. Det som skal deles ut er en fotomontasje med påskrift, samt en vandrepremie som er en antikk bronsepointer på sokkel.
n Gullmerket – styret beslutter hvem som skal tildeles dette. Gullmerket bestilles hos Mylius P.b. 10, 3791 Kragerø.
n Æresdiplomer – styret beslutter hvem denne skal tildeles. Dette må gjøres i god tid før representantskapsmøtet grunnet påskrift og innramming.
n Premier til årets pointer og årets ungpointer. Avlsrådet avgjør ut i fra statutter hvem disse prisene skal tildeles. Årets ungpointer tildeles vandrepremien Lauvåspokalen. Årets pointer tildeles SPK’s vandrepremie Bertil Dagermos trepointer (rype i munnen). I tillegg gis årets pointer og ungpointer hver sin lommelerke med tittel, årstall og hundens fulle navn – dette skal betales av A. Finneruds minnefond – ting som kan tyde på at de opprinnelige statutter mente at det skulle utdeles en sølvgjenstand – blir lommelerke i sølv for dyrt??
n Margrete-begeret – styret bestemmer hvem som skal få dette. Vandrepremie.
n Agnes Delphins oppdretterpremie (tinnkrus) – avlsrådet i samarbeid med et medlem av Delphin familien bestemmer hvem premien skal tildeles. Premien bestilles hos Heyerdahl Gullsmed AS, Roald Amundsensgt. 6, 0106 Oslo. Tlf 22 41 59 18. Ansvarlig har vært: Tove.
n Fly-pokalen. Avlsrådet bestemmer ut i fra foreliggende statutter hvem denne skal tildeles. Vandrepremie.
n Kjøpe inn de blomster som skal deles ut. Regning sendes sekretæren.  Klubben har praktisert å gi blomster til avgåtte styremedlemmer, DR og andre tillitsvalgte som fratrer sine verv.

7.  Minne sekretæren på at hun skriver ut og tar med seg oppdatert liste over betalende
     medlemmer (danner grunnlag for å avgjøre hvor mange stemmer den enkelte DR har).

8. Valg: Valgkomiteen utarbeider sin innstilling som sendes rett til DR. Det har vært et savn blant enkelte, som skal velges til tillitsverv, at de ikke får noen egen innkalling til representantskapsmøtet og at de i etterkant av møtet ikke har fått beskjed om de er valgt eller ikke – dette bør det gjøres noe med. Det er vel en grei rutine å sende disse et brev med innkalling (frivillig) til representantskapsmøtet vedlagt valgkomiteens innstilling. I etterkant bør personene informeres om utfallet av valget – dette er det naturlig at formannen gjør.

9.   Reiseregning: Skjema for reiseregning bør medbringes på møtet. Det ytes en
      kilometergodtgjørelse med kr 1,85 per/km for de som kjører egen bil ellers kvitteringer.

10.  Det bør også skaffes en til å ta bilder fra representantskapsmøtet – de som tildeles
      hedersbevisninger spesielt. Av den avtale som har vært brukt for NPK’s redaktør i
      Fuglehunden fremgår følgende: «Redaktøren bør delta på distriktskonferansen og
      representantskapsmøtet i klubben i den hensikt å lage reportasjer til Fuglehunden, men
      kan etter nærmere avtale godkjent av formannen få en annen person til å gjøre dette».

 

Dette er en sjekkliste for forhold som må ordnes i forbindelse med distriktskonferansen/representantskapsmøtet. Det fremgår for en del av punktene hvem som har ansvaret. Der det ikke er fast hvem som skal besørge oppgaven  må det avklares på et styremøte hvem som gjør hva – det er ikke den ansvarlige for distriktskonferansen/årsmøtet som skal gjøre alt selv, men det er denne som skal sørge for at tingene blir gjort av noen.

Vedlegg:
*Mal for hvordan saker til representantskapsmøtet fremmes og behandles.
*Statutter for de hedersbevisninger og priser som utdeles på representantskapsmøtet.
*Reiseregningsskjema

Kristin Gjellestad 21.05.2003

 

Legg inn en kommentar

Siste kommentarer